Algemene & Reisvoorwaarden

Algemene voorwaarden Nordic Adventure Trails

1. Algemeen
Deze reisvoorwaarden zijn van toepassing op alle reisovereenkomsten van Nordic Adventure Trails en vallen onder de STO-reisgarantie.

2. Reisovereenkomst

2.1 Wanneer u via e-mail kenbaar maakt dat u een programma wilt boeken, nemen wij zo snel mogelijk contact met u op en bevestigen of de door u voorgestelde reisperiode nog beschikbaar is. Tevens zal er gekeken worden of de gewenste invulling van het programma voor deze reisperiode mogelijk is.

2.2 Vervolgens ontvangt u per e-mail van ons een reisovereenkomst met de omschrijving van uw programma en een factuur met de betalingsvoorwaarden. Indien er onjuistheden vermeld staan op de reisovereenkomst dient u dit kenbaar te maken bij Nordic Adventure Trails en ontvangt u een nieuwe reisovereenkomst.

2.3 Op het moment dat wij deze reisovereenkomst ondertekend van u terug krijgen per post, en de aanbetaling is voldaan, is uw inschrijving voor de reis definitief. Wanneer u de reisovereenkomst ondertekent gaat de reiziger akkoord met de aangeboden reis inclusief de algemene voorwaarden.

2.4 Degene die namens of ten behoeve van een ander een overeenkomst aangaat (de aanmelder), is hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit de overeenkomst voortvloeien.

2.5 Alle verkeer (ook het betalingsverkeer) tussen de reiziger(s) enerzijds en Nordic Adventure Trails anderzijds verloopt uitsluitend via de aanmelder.

2.6 De (andere) reiziger(s) is (zijn) voor zijn (hun) eigen deel aansprakelijk.

3. Reissom

3.1 De reissommen op de website van Nordic Adventure Trails zijn per persoon en omvat alle diensten en voorzieningen zoals omschreven in het reisaanbod van Nordic Adventure Trails, exclusief boekingskosten á EUR12,-.

3.2 In geval van een correctie van fouten in de berekening of andere fouten kan Nordic Adventure Trails de reissom herroepen. Deze herroeping vindt plaats onder opgaaf van reden en zo spoedig mogelijk maar binnen 7 dagen na verzending van de factuur. De reiziger heeft recht op teruggave van het eventueel reeds betaalde bedrag.

3.4 De reissommen zoals vermeld op de website van Nordic Adventure Trails zijn gebaseerd op de prijzen, geldkoersen, brandstofprijzen, heffingen en belastingen zoals die bij haar bekend waren op het moment van het maken van de publicatie. Bij ingrijpende prijsstijgingen behoudt Nordic Adventure Trails zich het recht voor om tot 3 weken voor vertrek de reissom te verhogen. Zij brengt de reiziger hiervan schriftelijk op de hoogte. Als de prijsverhoging meer dan 10% bedraagt heeft de reiziger daarop het recht binnen 8 dagen via aangetekende post of e-mail kosteloos de reis te annuleren.

Houdt u er rekening mee dat naar mate de vertrekdatum dichterbij komt, wordt de kans groter dat er geen vliegtickets in de goedkoopste boekingsklasse meer beschikbaar zijn. Mocht dit het geval zijn, dan nemen wij in verband met de toeslag eerst contact met u op, voordat uw boeking definitief wordt.

4. Betalingsvoorwaarden

De betaling vindt plaats in twee termijnen:
4.1 De aanbetaling: Wanneer u van ons per e-mail de reisovereenkomst en factuur ontvangt, controleer uw gegevens grondig en stuurt u deze zo snel mogelijk ondertekend terug. Binnen 10 dagen na inzending van deze ondertekende reisovereenkomst dient 20% van de reissom merdeerderd met de boekingskosten van EUR12 overgemaakt te zijn op de rekening van Stichting Derdengelden Certo Escrow. Bij punt 12 'Aanvullende informatie: Certo Escrow, STO-garantie' kunt u meer hierover lezen.

4.2 De resterende 80% dient uiterlijk acht weken (56 dagen) voor vertrek overgemaakt te zijn aan Stichting Derdengelden Certo Escrow.

4.3 Bij aanmelding binnen acht weken (56 dagen) voor vertrek dient de gehele reissom vermeerderd met de boekingskosten van EUR12 direct te worden overgemaakt aan Stichting Derdengelden Certo Escrow.

4.4 Als de reiziger niet binnen de gestelde termijnen betaald, wordt dit schriftelijk kenbaar gemaakt en heeft u alsnog de mogelijkheid het nog resterende bedrag binnen 3 dagen te voldoen. Als binnen deze termijn de betaling niet ontvangen is, gaat Nordic Adventure Trails uit van annulering op de dag van verzuim waarbij zij het recht heeft om de daarvoor verschuldigde annuleringskosten in rekening te brengen. Indien er een aanbetaling is gedaan worden deze kosten verrekend.

5. Verplichtingen/verantwoordelijkheden van de reiziger

5.1 De reiziger is verplicht om bij vertrek en tijdens de gehele reis in het bezit te zijn van een geldig paspoort of identiteitskaart. Indien de reiziger de reis niet (geheel) kan maken vanwege het ontbreken van de geldende reisdocumenten, dan komt dit voor de rekening van de reiziger met alle daaraan verbonden gevolgen.

5.2 Deelname is te allen tijde op eigen risico en elke deelnemer is verplicht mogelijke risico's zelf te dekken. De reiziger dient een goed dekkende reisverzekering af te sluiten inclusief geneeskundige kosten en ongevallen. Ook adviseren wij u een annuleringsverzekering af te sluiten. Nordic Adventure Trails is niet aansprakelijk voor verlies, beschadiging of het verloren gaan van bagage, reisbescheiden en reisdocumenten.

5.3 Lichamelijke afwijkingen die van invloed kunnen zijn op het succesvol afronden van een tocht, dienen bij inschrijving gemeld te worden. Wanneer tijdens een tocht blijkt dat iemand niet over de vereiste conditie beschikt om een tocht voort te zetten kan de instructeur besluiten, wanneer de omstandigheden dit toelaten, de deelnemer van verdere deelname uit te sluiten. Ongemakken en kosten die hieruit voortvloeien zijn voor rekening van de deelnemer.

5.4 Wanneer u tijdens een programma gebruik maakt van buitensportmateriaal (kampeermaterialen, hondenslee, sneeuwscooter, speciale winterkleding) dat door de organisator ter beschikking wordt gesteld, dan dient u als deelnemer verantwoord met deze materialen om te gaan. Kosten die ontstaan door nalatigheid of vernielzucht zullen in rekening gebracht worden.

5.5 Schade veroorzaakt aan bij derden gehuurde materialen, die niet vallen onder de dekking van de verzekering van de derde partij, worden verhaald op de deelnemer. Zij dienen voor aanvang van de betreffende activiteit een document te ondertekenen waarin zij dit erkennen. Het niet ondertekenen van dit document betekent niet deelnemen aan de activiteit.

5.6 De deelnemer zal de richtlijnen en instructies van de reisleider of gids in verband met veiligheid, programma en groepsgebeuren dienen te volgen. Bij het niet volgen van de richtlijnen en instructies kan een deelnemer uitgesloten worden van verdere deelname, zonder aanspraak te kunnen maken op schadevergoeding of terugbetaling van de reissom. Kosten die voortkomen uit uitsluiting van de tocht zijn geheel voor uw eigen rekening.

5.7 Gezien de aard van sommige tochten, in semi-wildernis omgeving, dient de deelnemer rekening te houden met een eventueel beperkte niveau van continue diensten en communicatiesystemen.

6. Annulering door de reiziger
6.1. De annulering dient schriftelijk per e-mail of per aangetekende post bij Nordic Adventure Trails kenbaar gemaakt te worden. De datum waarop de e-mail is verzonden of de datum dat Nordic Adventure Trails de aangetekende brief in ontvangst neemt, is de annuleringsdatum. De annulering is na bevestiging van Nordic Adventure Trails definief.

6.2 Bij annulering worden de volgende bedragen in rekening gebracht:

tot 56 dagen voor aankomst: 20% van de reissom.
van 56 tot 31 dagen voor aankomst: 80% van de reissom.
van 31 dagen voor vertrek t/m de dag van aankomst: de gehele reissom. (geen restitutie!)

Voor het declareren van bovenstaande kosten dient u terug te vallen op een goed dekkende annuleringsverzekering.

6.3 Annuleringskosten worden niet in rekening gebracht als men voor een vervanger zorgt. Let op: dit geldt niet voor eventuele vluchten die reeds geboekt zijn. Het aanpassen van een naam is bij de meeste luchtvaartmaatschappijen niet mogelijk en dient er een geheel nieuw ticket aangeschaft te worden. Er zal geen restitutie plaatsvinden op het reeds geboekte ticket. Men is in dit geval nog steeds hoofdelijk aansprakelijk voor het voldoen van alle verplichtingen.

6.4 Annulering en/of het overdragen van een reservering dient schriftelijk en aangetekend bij Nordic Adventrure Trails kenbaar gemaakt te worden.

7. Annulering door Nordic Adventure Trails

7.1 Als het aantal aanmeldingen kleiner is dan het op de website genoemde minimum aantal deelnemers van de betreffende reis, heeft Nordic Adventure Trails het recht om een reis tot uiterlijk 21 dagen voor vertrek te annuleren. In dat geval heeft de reiziger recht op teruggave van alle betalingen die reeds zijn gedaan. Eventueel door de reiziger zelf gekochte vliegtickets zullen niet worden vergoed. Bij annulering op basis van groepsgrootte is Nordic Adventure Trails niet aansprakelijk voor schade van welke aard dan ook.

7.2 Nordic Adventure Trails behoudt zich het recht om een programma te annuleren, te onderbreken of te wijzigen in geval van onverantwoorde terreinomstandigheden, natuurinvloeden of welke overmachtsituatie dan ook. Nordic Adventure Trails is niet aansprakelijk voor schade van welke aard dan ook ontstaan uit een overmachtssituatie. Met 'overmacht' wordt bedoeld: abnormale omstandigheden die niet te voorzien waren, die niet door Nordic Adventure Trails of haar vertegenwoordigers te beïnvloeden zijn en waarvan de gevolgen niet konden worden vermeden, ondanks alle voorzorgsmaatregelen.

8. Aansprakelijkheid Nordic Adventure Trails

8.1 Nordic Adventure Trails is verantwoordelijk voor een correcte uitvoering van het aangeboden programma en de tot stand gekomen reisovereenkomst. Indien de reis niet conform de verwachtingen van de reiziger verloopt, is diegene verplicht dit zo spoedig mogelijk schriftelijk kenbaar te maken bij Nordic Adventure Trails. Zie ook artikel 11, klachten.

8.2 Als de reis niet conform de gewekte verwachtingen verloopt en dit schriftelijk binnen het gestelde termijn in artikel 11 kenbaar is gemaakt, is Nordic Adventure Trails verplicht eventuele schade te vergoeden. Tenzij de tekortkoming niet aan Nordic Adventure Trails is toe te rekenen of aan de persoon van wiens hulp zij bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik maakt, omdat:

de tekortkoming toe te schrijven is aan de reiziger; of
de tekortkoming niet kon worden voorzien of opgeheven en te wijten is aan een derde die niet bij de levering van de in de reis begrepen diensten is betrokken; of
de tekortkoming toe te schrijven is aan overmacht. Met 'overmacht' wordt bedoeld: abnormale omstandigheden die niet te voorzien waren, die niet door Nordic Adventure Trails of haar vertegenwoordigers te beïnvloeden zijn en waarvan de gevolgen niet konden worden vermeden, ondanks alle voorzorgsmaatregelen.

9. Uitsluiting en beperkingen van aansprakelijkheid Nordic Adventure Trails

9.1 Nordic Adventure Trails is niet verantwoordelijk voor extra kosten die ontstaan uit het eigenhandig te laat aankomen van deelnemers op de afgesproken locatie. Wij raden u dan ook aan tijdig aanwezig te zijn op de afgesproken locatie.

9.2 Nordic Adventure Trails is niet aansprakelijk indien de reiziger zijn schade kan verhalen op een verzekering, zoals bijvoorbeeld een reis- en/of annuleringskostenverzekering.

9.3 Als de reiziger de reis geheel of gedeeltelijk niet kan maken bij onvolledigheid of het ontbreken van de juiste documenten.

9.4 Wijzigingen in dienstregelingen van de lokale vervoersmaatschappijen of luchtvaartmaatschappijen kunnen de reisduur beïnvloeden. De deelnemer heeft geen recht op gehele of gedeeltelijke vergoeding van het programma, als het geboekte programma door wijzigingen in de dienstregelingen van vervoerders of andere onvoorziene omstandigheden geschaad wordt.

9.5 De aansprakelijkheid van Nordic Adventure Trails voor andere schade dan veroorzaakt door dood of letsel van de reiziger is beperkt tot ten hoogste driemaal de reissom, onverminderd hetgeen in de voorgaande leden van dit artikel is bepaald.

9.6 De uitsluitingen en/of beperkingen van de aansprakelijkheid van Nordic Adventure Trails die in dit artikel zijn opgenomen, gelden ook als het gaat om werknemers van Nordic Adventure Trails en eventuele betrokken dienstverleners, zo ook hun personeel, tenzij dit wordt uitgesloten door een verdrag, verordening of wet.

10. Hulp & bijstand

10.1 Als de reis niet verloopt zoals redelijkerwijs mag worden verwacht, is Nordic Adventure Trails naar gelang de omstandigheden verplicht de reiziger hulp en bijstand te verlenen. Als de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst haar is toe te rekenen, zijn de daaruit voortvloeiende kosten voor rekening van Nordic Adventure Trails.

10.2 Is de oorzaak aan de reiziger toe te rekenen? Dan is Nordic Adventure Trails slechts verplicht tot verlening van hulp en bijstand voor zover dat in alle redelijkheid van haar kan worden gevraagd. In dat geval zijn de kosten voor rekening van de reiziger.

10.3 Ieder draagt zijn eigen schade als de reis niet verloopt conform de verwachtingen die de reiziger op grond van de overeenkomst redelijkerwijs mocht hebben wegens omstandigheden die noch aan de reiziger noch aan Nordic Adventure Trails toe te rekenen zijn.

10.4 Het is belangrijk dat Nordic Adventure Trails terug kan vallen op de hulp van de alarmcentrale van de reisverzekering om de in nood verkerende reiziger bij te kunnen staan. Daarom is de reiziger verplicht een reisverzekering af te sluiten. Bij het niet afsluiten van deze verzekering is Nordic Adventure Trails niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de kosten.

11. Klachten

11.1 In geval van klachten dient de deelnemer deze direct te melden bij de instructeur zodat deze de gelegenheid krijgt om de klachten te verhelpen. Deze klacht moet schriftelijk worden vastgelegd. Het eventuele recht van de reiziger op schadevergoeding kan worden beperkt of uitgesloten als de reiziger zijn/haar klacht niet tijdens de reis kenbaar heeft gemaakt en Nordic Adventure Trails daardoor niet in de gelegenheid is gesteld de tekortkoming te verhelpen.

11.2 Uiterlijk binnen één maand na terugkeer in Nederland kan de klacht schriftelijk en gemotiveerd bij Nordic Adventure Trails kenbaar worden gemaakt als deze klacht niet naar tevredenheid is opgelost. De reiziger krijgt hierop uiterlijk binnen één maand na ontvangst een schriftelijke reactie van Nordic Adventure Trails.

11.3 Tot uiterlijk 3 maanden na afloop kan de reiziger het geschil voorleggen aan een tot mediation bevoegde advocaat of de bevoegde rechter - in het geval dat de reiziger vindt dat de klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld en partijen niet samen in redelijkheid tot een juiste oplossing kunnen komen. Op alle geschillen tussen Nordic Advenure Trails en de reiziger is het Nederlands recht van toepassing.

11.4 Eventuele klachten of claims over uw reis staan los van de betaalmethode die via Stichting Derdengelden Certo Escrow zal verlopen.

12. Aanvullende informatie: Certo Escrow, STO-garantie

12.1 De reissom dient niet aan Nordic Adventure Trails overgemaakt te worden maar naar de rekening van Stichting Derdengelden Certo Escrow. Om te voldoen aan de wettelijk verplichte garantiestelling maakt Nordic Adventure Trails gebruik van de STO-reisgarantie op al haar pakketreizen.

12.2 Nadat u van Nordic Adventure Trails een boekingsbevestiging en factuur heeft ontvangen, ontvangt u van Certo Escrow per e-mail een uitnodiging met een gebruikersnaam en een wachtwoord. U wordt gevraagd in te loggen op het beveiligde gedeelte van de website van Certo Escrow. Na bevestiging van de uitnodiging kunt u direct overgaan tot betaling. Afhankelijk van het tijdstip van boeking krijgt u een verzoek tot betaling van de aanbetaling en later tot betaling van het restant van de reissom of tot betaling van de hele reissom in één keer als u kort voor vertrek boekt. Indien het volledige bedrag van de reis conform de voorwaarden van Nordic Adventure Trails, niet tijdig op de rekening van Stichting Derdengelden Certo Escrow is overgemaakt, behoudt Nordic Adventure Trails het recht om de reis te annuleren. Hierop zijn de annuleringsvoorwaarden van toepassing. Voor alle boekingen geldt dat de volledige reissom voor vertrek betaald dient te zijn aan de Stichting Derdengelden Certo Escrow.

12.3 Ter aanvulling:

Het e-mailadres waar de uitnodiging tot betaling naar wordt verstuurd is hetzelfde als waarop u de reisovereenkomst per e-mail van ons ontvangt.

Controleert u de gegevens goed als u bent ingelogd bij Certo Escrow.

12.4 De Stichting Take Over (STO) zal in geval van faillissement van Nordic Adventure Trails ervoor zorgen dat u uw geld terug krijgt, uw reis kunt vervolgen of naar huis kunt reizen. Om dit te kunnen realiseren maakt de STO gebruik van een derdengeldenregeling. Wanneer Nordic Adventure Trails voor het einde van uw reis niet in surseance van betaling komt of failliet gaat maakt Certo Escrow uw geld 1 dag na afloop van uw reis over aan Nordic Adventure Trails. Mocht Nordic Adventure Trails voor het einde van uw reis in surseance van betaling terecht komen of failliet gaan dan maakt Certo Escrow uw geld over aan STO. Zo kunnen schuldeisers niet bij uw geld. Indien u nog niet op reis bent ontvangt u de betaalde reissom terug. Wanneer u reeds onderweg bent zal de STO ervoor zorgen dat u ofwel het rechtmatige deel van uw reissom terug krijgt, dat u uw reis af kan maken of dat u naar huis kunt terug keren. De beheerder van deze stichting is Certo Escrow (www.certo-escrow.com) en staat onder toezicht van de Nederlandsche Bank.

13. Garantiefonds en Vereniging van kleinschalige reisorganisaties

3.1 Nordic Adventure Trails werkt niet samen met Stichting Garantiefonds Reisgelden (SGR) maar met STO-Reisgarantie. STO-Reisgarantie is net als SGR, een garantiefonds dat in geval van faillissement van de reisorganisatie ervoor zorgt dat u uw geld terugkrijgt of ervoor zorgt dat u weer naar huis kunt reizen. Nordic Adventure Trails voldoet hiermee aan de wettelijke garantiebepalingen voor reisorganisaties.

13.2 Ook is Nordic Adventure Trails lid van de VvKR, de Vereniging van kleinschalige reisorganisaties. De VvKR komt op voor de belangen van kleine, vaak specialistische reisorganisaties. Wij bundelen onze krachten en delen onze expertise om zowel voor de reisorganisatie als de consument tot een zo groot mogelijke zekerheid en tevredenheid te komen.

13.3 Aanvulling Garantieregeling: STO Garant
Om te voldoen aan de wettelijk verplichte garantiestelling maakt Nordic Adventure Trails gebruik van STO Garant. U kunt dit controleren via de STO Garant deelnemerspagina (www.stogarant.nl/deelnemers). Alle informatie over STO Garant vindt u op www.sto-garant.nl. Op ieder reisaanbod van Nordic Adventure Trails is de garantie van STO Garant van toepassing is. In de garantieregeling leest u wat de garantie inhoudt en welke voorwaarden van toepassing zijn. U vindt deze garantieregeling op de website van STO Garant (www.sto-garant.nl/downloads). Indien de garantie van STO Garant van toepassing is op uw boeking, dan betaalt u de reissom niet aan Nordic Adventure Trails, maar aan de derdengeldenrekening van Stichting Derdengelden Certo Escrow, een bij De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) geregistreerde betaaldienstverlener. Deze stichting derdengelden waarborgt uw reissom tot na afloop van uw boeking. Wanneer diensten door financieel onvermogen van [naam onderneming] niet (volledig en/of tijdig) worden verleend, dan voert STO Garant de garantie uit. In de garantieregeling leest u hoe u daar in dat geval aanspraak op maakt.